Разработка концепции и внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Украинская  Архивная Компания предлагает своим клиентам не только создание электронных архивов но и установку и внедрение системы электронного документооборота предприятия.  Мы предлагаем на рынке Украины Систему автоматизации процессов регистрации, обработки, прохождения и контроля исполнения служебной корреспонденции, внутренних документов и обращений граждан – АСКОД – рассчитанную на использование специалистами делопроизводства в министерствах, ведомствах, иных государственных учреждениях и на предприятиях. Этот программный продукт, обеспечивает работу, как отдельного инспектора-деловода, так и целых подразделений (канцелярии, управления делами, общего отдела и т.д.). Система внедрена и успешно функционирует в Секретариате Президента Украины, Национальном банке Украины и его региональных управлениях и учреждениях, МНС Украины, Киевской областной госадминистрации, коммерческих банках и отдельных министерствах. Система поставляется в трех конфигурациях:

• АСКОД Корпоративный – использует СУБД Oracle
• АСКОД WEB – дополнение к АСКОД Корпоративный
• АСКОД Стандартный – использует СУБД Interbase/Firebird

организаций и предприятий всех форм собственности и направлений деятельности-от Государственных и муниципальных архивов и архивов больших корпораций до частных архивов.

Автоматизированная  система контроля и организации  делопроизводства АСКОД – это комплексное  решение, которое  обеспечивает накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы деловых процессов и возможности анализа информации.

Система АСКОД ориентирована на отечественное  делопроизводство и поддерживает выполнение таких функций:

• выполнение унифицированных технологических процедур прохождения, передачи и обработки документов в подразделениях учреждения (только АСКОД Корпоративный);
• ввод в базу данных, накопление и надежное хранение документов и регистрационных карточек с обязательным контролем относительно их соответствия заранее установленным правилам введения информации;
• автоматизированный контроль показателей и идентификационных кодов;
• компоновка структуры регистрационной карточки с помощью разных полей и перечней;
• актуализация нормативно-справочной информации (классификаторов и справочников) на основе общепринятой системы классификации и кодирования;
• оперативный поиск регистрационных карточек по любым реквизитам;
• сквозной контроль (отдел контроля, руководитель, непосредственный исполнитель); контроль сроков исполнения документов, оповещение исполнителя и контроллера о приближении сроков контроля, о невыполненных в срок документах;
• поддержка шаблонов печатных документов, перекрестных ссылок между регистрационными карточками документов;
• формирование, просмотр и печать разнообразных перечней, таблиц и справок в виде фиксированных форм с возможностью отбора данных по определенным критериям;
• генерации произвольных аналитических справок по запросам пользователя (только АСКОД Корпоративный);
• отправление, прием и обработка корреспонденции средствами электронной почты (только АСКОД Корпоративный);
• создание временных и использование установленных схем рассылки документов в виде перечня адресатов с соответствующими почтовыми и другими реквизитами. При этом не исключается отправление документа на одного адресата без определения схемы рассылки (только АСКОД Корпоративный);
• обеспечение обработки соответствующих квитанций в режиме электронной почты с целью контроля за прохождением документов и предоставления информации о времени получения документов адресатами-пользователями АСКОД (только АСКОД Корпоративный);
• создание и поддержка архивных данных за предшествующие годы;
• функционирование механизма управления ходом работ (workflow), который обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы;
• определение различных прав доступа пользователей. Осуществляется жесткое размежевание полномочий в системе, поддержка роли, протоколирование и аудит действий пользователей;
• интерфейс с аналогичными системами для обеспечения взаимодействия с соответствующими программными средствами третьих фирм (только АСКОД Корпоративный);
• автоматическая обработка обращений граждан, зафиксированных на официальном Веб-сайте (только АСКОД Корпоративный);
• предоставление помощи в виде подсказок относительно назначения команд и кнопок, вывод на экран инструкций.

Украинская  Архивная Компания готова оказать необходимую консалтинговую поддержку и выполнить все виды работ в комплексе «под ключ» по созданию электронного архива предприятия.