Составление описи дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (менее 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет хранения), прошедшие экспертизу ценности, составляется архивная опись документов. Опись дел составляется после завершения оформления дел.

Архивная опись документов – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенного для учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно на документы постоянного, дела временного хранения и дела по личному составу.

В каждой организации ежегодно структурные подразделения должны составлять годовой раздел описи дел под непосредственным руководством архива и службы делопроизводства организации, в соответствии с которыми документы сдаются в архив. На основе годовых разделов описей документов структурных подразделений составляется сводная опись дел организации, подготовка которой возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Опись дел постоянного срока хранения составляется архивом организации по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу (75 лет хранения) – в трех экземплярах.