НОВОСТИ | Украинская архивная компания
Нам 10 лет! - Более 3000 клиентов! - Более 1 млн. дел на хранении! - Клиенты всех форм собственности! - Сотрудничество с органами власти и управления! Нам 10 лет! - Более 3000 клиентов! - Более 1 млн. дел на хранении! - Клиенты всех форм собственности! - Сотрудничество с органами власти и управления!
УСЛУГИ
     
   НОВОСТИ 
21.01.16 

Украинцы стали вдвое чаще обращаться в архивы после рассекречивания документов КГБ

Количество людей, интересующихся прошлым своих семей выросла на 46%

Эксперты утверждают, что появление в открытом доступе секретных документов КГБ подстегнуло у украинцев интерес к фамильному прошлому.
(далее…)

 

19.01.16 

На Прикарпатье в лесу нашли бидон с архивом УПА

Историки утверждают, что так документы хранились около 70 лет.
(далее…)

 

19.01.16 

Государственный архив Херсонской области может исчезнуть

Сегодня на бюджетной комиссии депутаты Херсонского областного совета рассматривали вопрос о перенесении либо капитальном ремонте помещения архива области.
(далее…)

 

15.01.16 

Во Франции решили рассекретить архивы режима Виши

Париж решил открыть свободный доступ к политическим и юридическим документам из архивов режима Виши, управлявшего Южной Францией в годы немецкой оккупации, сообщает британское издание The Guardian. (далее…)

 

6.10.14 

При составлении отчетности по ТЦО возникают противоречия между налоговым и бухгалтерским учетом

В отчетности по контролируемым сделкам между определением «пороговых» значений в налоговом учете и подготовкой отчетности (уведомлений) по бухгалтерскому учету наблюдаются противоречия. (далее…)

 

25.09.14 

В России за разглашение сведений о зарплате банки ждет строгое наказание

Группа правоведов призывает отдать свою подпись в пользу закона об ужесточении ответственности кредитных организаций за раскрытие сведений, содержащих банковскую тайну. Главным образом, речь идет о сведениях, раскрывающих доходы граждан. (далее…)

 

16.09.14 

Самый полный архив Черчилля появился в интернете

Проект был осуществлен специалистами архивного центра Черчилль-колледжа в Кембридже. По выражению его директора Аллена Пэквуда, теперь при помощи онлайн-архива можно «найти иголку в черчиллевском стоге».

Архив (выложен здесь) опубликован издательством Bloomsbury. Стоимость годовой подписки для университетов и библиотек составляет от 1120 фунтов (около $1800) до нескольких тысяч фунтов в зависимости от размера организации-подписчика.

Некоторое количество документов находится в свободном доступе в специальном разделе сайта архива.

Найти нужный документ а архиве можно по его теме, по времени и месту происхождения, а также по упоминающимся в нем именам. Кроме того, на сайте есть ссылки на внешние справочный ресурсы, такие как онлайн-версия Оксфордского биографического словаря.

Архив Черчилля является самым близким британским аналогом Президентской библиотеки США — общенациональной сети из 13 архивов, в которых хранятся материалы, относящиеся к президентам Соединенных Штатов начиная с Герберта Кларка Гувера.

 

11.06.14 

Документооборот в Транснефть: Прощай, бумага!

«Транснефть» начинает комплексное внедрение корпоративной информационной системы электронного хранения документов (КИС ЭХД). Пока система рассчитана на работу с первичными финансовыми документами, но в перспективе она будет распространена на всю рабочую документацию и станет еще одним шагом к полному переходу компании на электронный документооборот.

ИДЕЮ ДАЛИ ФИНАНСИСТЫ

Идея создания электронного архива родилась в недрах ООО «Транснефть Финанс» еще в 2012 году. Слишком много хлопот доставляла финансистам работа с бумажными документами. На то, чтобы их найти и сформировать подборки для различных контролирующих органов, уходило от суток до недели.

– Мы взяли идеи коллег за основу, но предложили немного другой вариант, более продвинутый с нашей точки зрения, – рассказывает начальник отдела автоматизации производственной деятельности Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть» Сергей Прокин. – Наше предложение состояло в том, чтобы не просто сделать электронное хранилище первичных бухгалтерских документов, а интегрировать его с учетной системой.

Пилотный проект создания корпоративного электронного архива решили реализовать на базе ОАО «Северо-Западные магистральные нефтепроводы» (СЗМН) и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. После предварительного обследования в Аппарате управления СЗМН и в районных нефтепроводных управлениях (РНУ) стало понятно: для четкого функционирования КИС ЭХД необходимы некоторые организационные изменения. Появилось отдельное подразделение – отдел операционного обеспечения (ООО), на который возложили всю работу по сканированию, верификации и архивированию документов.

– Подписанный бухгалтерский документ передается в ООО и после определенных действий (присвоения штрихкода, сканирования, верификации) попадает в КИС ЭХД, – поясняет Прокин. – Бумажный оригинал остается в архиве, который ведет ООО, а вся дальнейшая работа идет с электронным образом документа. Бухгалтеры практически не видят бумажных документов, кроме тех, которые по регламенту требуют подписи специалистов «Транснефть Финанс».

К ХОРОШЕМУ ПРИВЫКАЕШЬ

Ломать устоявшуюся схему работы всегда непросто – какой бы она ни была, человек к ней привыкает и к новому относится неоднозначно. КИС ЭХД в этом смысле исключением не стала.

– На первом этапе люди настороженно относились к новшеству, но по мере того, как система стала продвигаться, отношение менялось в лучшую сторону, – говорит Сергей Прокин.

Внедрение КИС ЭХД происходило с ноября 2012 года по апрель 2013-го, а в мае прошлого года началась ее опытная эксплуатация. Ее разбили на две очереди: первая – Аппарат управления СЗМН, Казанское и Удмуртское РНУ, вторая – Альметьевское, Ромашкинское и Пермское РНУ. По словам Прокина, в рамках опытной эксплуатации сотрудники привыкали к работе системы, формулировали некие дополнительные требования к ней, которые изначально не были предусмотрены в проекте, разработчики устраняли отдельные ошибки. Оправдал себя и предложенный департаментом вариант интеграции КИС ЭХД с существующей на предприятии учетной системой «Галактика».

– Это позволило автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов, – поясняет руководитель проектов подрядчика по разработке и внедрению КИС ЭХД. –Появилась возможность просмотра сканобразов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.

Электронный архив первичной финансовой документации, связанный с учетной системой, значительно упростил поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов.
ЕСТЬ УСПЕХ

В промышленную эксплуатацию система была сдана 25 ноября 2013 года, но еще с августа практически все первичные документы уже проходили через КИС ЭХД. Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы предприятия в работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив. Сократилось и время поиска нужных документов.

– В нашем распоряжении появилась надежная технология ввода, обработки и хранения документов, – констатирует начальник отдела информационных технологий СЗМН Айрат Садреев. – Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов.

Внедрение системы в Казани можно считать удачным. Сотрудники не только оценили ее преимущества, но и определили опытным путем векторы ее дальнейшего развития.

– Мы сейчас получаем запросы от СЗМН об оптимизации их бумажных потоков финансовых документов, – рассказывает Сергей Прокин. – Поработав с системой, сотрудники выходят с предложениями, как оптимизировать хождение бумаг у себя на местах, в РНУ, освободить, таким образом, людей и уменьшить транспортные расходы. Сегодня эта работа уже ведется, и в итоге процесс будет серьезно оптимизирован.

ВЫХОД В ТИРАЖ

Результат, полученный в СЗМН, не оставил сомнений в том, что систему необходимо тиражировать на всю компанию. В ближайшее время планируется это сделать, что позволит «Транснефти» создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.

Первыми последователями СЗМН в деле внедрения КИС ЭХД станут ООО «Востокнефтепровод», ООО «Дальнефтепровод», ОАО «Черномортранснефть» и ОАО «Уралсибнефтепровод». Реализовать проект в этих дочерних обществах компании планируют до конца года. По особой схеме система будет внедряться в самой крупной «дочке» – ОАО «Сибнефтепровод». В этом году там будет проведено полное обследование, а вводиться в эксплуатацию система будет уже в следующем.

Также на следующий год запланировано внедрение КИС ЭХД еще в пяти дочерних обществах. По словам представителей Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть», все основные предприятия компании будут охвачены системой уже в 2016 году. Затем начнется ее поэтапное внедрение в небольших «дочках».

– КИС ЭХД – продукт универсальный, он может интегрироваться в любые учетные системы, это и «Галактика», и 1С, и внедряющаяся сейчас в компании SAP. Все это будет дополнительно прорабатываться, – говорит Сергей Прокин. – Перспективы у системы есть, а процесс ее совершенствования будет постоянным. В целом новые решения будут типовыми, едиными для всех «дочек». Иными словами, если у какого-то предприятия возникнет пожелание провести изменение в системе, то сначала будет обсуждаться его необходимость, и если она будет доказана, то изменения коснутся всех дочерних обществ. То есть нескольких версий системы не будет.

В рамках IT-стратегии компании принято решение о создании корпоративного архива в широком смысле.

– КИС ЭХД – архив финансовой документации – это первый шажок к реализации такого глобального подхода, – отмечает Прокин. – Сейчас по примеру финансовых документов идет процесс внедрения системы электронного архива технической документации: это вся проектная, исполнительная и эксплуатационная документация. Все эти архивы будут объединены единым интерфейсом, и любой документ можно будет найти, в каком бы хранилище он ни находился. Это в конечном итоге позволит создать глобальный архив, где нет необходимости хранить бумагу, где всегда по запросу можно найти нужный документ, посмотреть его, использовать в работе.

 

НОВОСТИ
24.03.20 УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO
Управління освіти Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації

за кодом CPV за ДК 021:2015 Єдиний закупівельний словник 79990000-0 Різні послуги, пов’язані з діловою сферою (Архівні роботи, палітурні роботи)., №2827604 (UA-2018-08-20-002496-c)

 
23.09.18 Управління освіти Деснянської районної в місті Києві державної адміністраці

 УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

Закупівля №2791408

Послуги архіваріуса щодо обробки, підготовки та архівування документів

 
22.09.18 Антимонопольний комітет України

УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

Закупівля №2812219

Різні послуги, пов’язані з діловою сферою — код за ДК 021:2015 – 79990000-0 (Палітурні роботи, архівування)

 
21.09.18 ПРАТ «Київобленерго»

УАК пiдписала угоду на виконня робiт з архiвного впорядкування документiв з ПРАТ «Київобленерго». Формування справ, палiтурнї роботи та складання акту та опису справ з подальшим погодженням в Державному Архiвi.

 
НАШИ РЕШЕНИЯ
 ООО «Ред Булл Украина»

Компания УАК выиграла тендер на проведение архивной обработки и хранение документов. В данный момент нашими сотрудниками обрабатываются более 600 дел: определение и уточнение фондовой принадлежности, научно-техническая обработка, проведение экспертизы ценности документов в составе фонда, формирование дел, составление описей дел постоянного хранения и по личному составу, составление актов о выделении документов к уничтожению, согласование в Государственном Архиве Украины.

 ПАО «АК «Киевводоканал»

Наша компания выиграла тендер на архивную обработку документов и изъятие документов, срок хранения которых закончился и которые подлежат уничтожению.

 ООО «Зара Украина»

Компания УАК выиграла тендер по предоставлению услуг хранения документов.

 ООО «Ферреро Украина»

Компания УАК выиграла тендер на проведение архивного упорядочения документов. Обрабатывается 600 дел.