НОВОСТИ — Украинская Архивная компания НОВОСТИ | Украинская архивная компания
НОВОСТИ | Украинская архивная компания
Нам 10 лет! - Более 3000 клиентов! - Более 1 млн. дел на хранении! - Клиенты всех форм собственности! - Сотрудничество с органами власти и управления! Нам 10 лет! - Более 3000 клиентов! - Более 1 млн. дел на хранении! - Клиенты всех форм собственности! - Сотрудничество с органами власти и управления!
УСЛУГИ
     
   НОВОСТИ 
24.06.10 

Содействие Национального Архива США в установлении информации о судьбах советских военнопленных

Национальный архив США поможет установить судьбы около 1,5 миллиона советских военнопленных, вывезенных в Германию в период Великой Отечественной войны.
Источник: Радио «Эхо Москвы»

 

24.06.10 

Выставка на Черняковском берегу в Польше

В рамках «Праздники Вислы», которые состоятся 26-27 июня в Черняковском порту Польши, можно будет увидеть фотовыставку под названием «Над Вислой…», подготовленную Государственным Архивом Варшавы совместно с Национальным Цифровым Архивом.
Источник: Главный директорат государственных архивов Польши

 

22.06.10 

Последняя миссия «Бюджетного портфеля» Великобритании

Известный «Бюджетный портфель» Великобритании, используемый впервые канцлером Уильямом Гладстоном в 1960 году, будет официально отстранен от его основного предназначения и передан в Национальный Архив после следующего недельного бюджета. Причиной этого есть неудовлетворительное состояние красной деревянной коробки, использование которой может привести к ее разрушению.
Источник: Национальный Архив Великобритании

 

21.06.10 

Берлинская выставка Государственного Архива в г.Лодзь

22 июня 2010 года в Берлине состоится открытие выставки, посвященной Лодзинскому гетто 1940-1944-х годов, в организации которой приняли активное участие Государственные Архивы г.Лодзь.
Источник: Главный директорат Государственных Архивов Польши

 

17.06.10 

Україна передала США розсекречені документи щодо зниклих у В’єтнамі

Українські військові передали представникам Міністерства оборони США копії архівних документів, які стосуються розшуку американських військових, які зниклих безвісті під час бойових дій у Кореї та В’єтнамі.

Як повідомили УНІАН у Департаменті преси та інформації Міністерство оборони України, у Києві відбулась зустріч тимчасово виконуючого обов’язки заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України генерал-майора Ігоря ФЕДОТОВА з представниками Департаменту Міністерства оборони США у справах військовополонених та осіб, що зникли безвісті. У зустрічі також взяли участь заступник начальника управління військового співробітництва Центрального управління військового співробітництва Збройних Сил України полковник Ігор КОЗИРКОВ, аташе з питань оборони та аташе Сухопутних військ збройних сил США при Посольстві США в Україні полковник Ричард АНДЕРСОН, експерти Департаменту Міністерства оборони США у справах військовополонених та осіб, що зникли безвісті Світлана ШЕВЧЕНКО, Рені РІЧАРДСОН та Крістофер МАКДЕРМОТ, інші посадові особи.

Звертаючись до представників американської делегації, І.ФЕДОТОВ зазначив, що знайдені та розсекречені документи, які передаються сьогодні представникам Міністерства оборони США, стали результатом майже п’ятирічної копіткої роботи українських та американських фахівців.

З української сторони у цій роботі брали активну участь керівництво та співробітники Галузевого державного архіву Міноборони, Харківського військового університету Повітряних Сил, фахівці Головного управління особового складу Генерального штабу ЗС України та Командування Сухопутних військ, Центрального управління захисту інформації та криптології, які розсекретили більш ніж 1500 документів, працівники військових комісаріатів, які проводили розшук колишніх учасників військових конфліктів у Кореї та В’єтнамі.

У свою чергу Р.АНДЕРСОН від імені оборонного відомства та уряду США подякував за проведену роботу з розшуку документів, які дадуть змогу з’ясувати долю американських військовослужбовців, які зникли безвісті під час бойових дій у Кореї та В’єтнамі.

За словами експерта Департаменту Міністерства оборони США у справах військовополонених та осіб, що зникли безвісті, С.ШЕВЧЕНКО, результати спільної роботи з українськими фахівцями дозволяють офіційним установам США продовжити роботу в цьому напрямку з іншим країнами, зокрема, Росією.

Сторони також висловили впевненість у тому, що плідна співпраця між військовими відомствами України та США у справах військовополонених та осіб, що зникли безвісті, продовжуватиметься й надалі.

Наприкінці зустрічі І.ФЕДОТОВ та С.ШЕВЧЕНКО підписали документи про передачу копій архівних документів американській стороні.
Джерело: Інформаційне агенство УНІАН

 

14.06.10 

Упорядоченный документооборот — это залог хорошей работы любой компании

Правильно организованный документооборот – это четкая схема обращения всех документов внутри самой организации. На вопросы Портала ARHIDELO.RU ответил директор департамента бухгалтерского учета и аудита Международной юридической академии, начальник отдела ООО «Вектор Аудит» Евгения Круглова, чья профессиональная сфера напрямую связана с аудиторскими проверками, налогообложением юридических и физических лиц. Итак, слово профессионалу.

Давайте начнем с того, существует русская пословица: «слово к делу не пришьешь». На сегодняшний день наиболее актуален порядок ведения документооборота по двум причинам:

1) невозможно правильно сформировать бухгалтерский отчет и, как следствие, налоговый учет в случае отсутствия первичного документа.

2) так как актуальны споры с проверяющими органами, то, безусловно, без правильно организованного документооборота, без правильного оформленного первичного документа мы с вами не сможем доказать свою правоту в проверяющих и контролирующих органах.

Что представляют собой первичные документы?

Существует две категории первичных документов. Первая категория — это унифицированные (разработанные Госкомстатом), вторая категория — это документы, которые непосредственно выпускаются самой организацией для внутреннего управленческого и налогового учета. Сюда же можно отнести налоговые регистры, рекомендуемые Минфином России.

То есть самое важное — оформление?

Безусловно. Для того чтобы понять, что такое документооборот нужно выяснить, что же представляет собой первичный документ.

Первая стадия — это создание документооборота. Давайте определимся в терминах.
Документооборот — это упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения к другому.

На сегодняшний день документооборот в бухгалтерии регламентируется двумя важными документами. Первый — положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР еще в 1983 году за номером 105 (несмотря на год документ действующий – прим. Редакции). Документ написан грамотно и четко. И всем бухгалтерам я рекомендую начинать с изучения именно этого документа.

Второй документ, который регламентирует документооборот в любой организации, — приказ Минфина РФ № 34 н от 29 июля 1998 года « Положение о ведении бухгалтерского учета». В этом положении отражено понятие учетной политики. Учетная политика закрепляет список тех документов, которые используются в компании, порядок прохождения этих документов, контроль и порядок архивирования этих документов. На каждом предприятии формируется своя учетная политика в зависимости от вида деятельности, способов ведения учета.

С 1 января 2009 года у нас вступило в силу новое положение по бухгалтерскому учету -1/2008, которое регламентирует порядок ведения учетной политики в бухгалтерском учете. На сегодняшний день ответственный за формирование учетной политики – это, как правило, главный бухгалтер (из практики знаю).

Что учитывает учетная политика?

Первое — это все виды деятельности, формы ведения учета. Второе — все документы, как унифицированные, так и те, которые создаются в процессе деятельности данной конкретной организацией.

Евгения Анатольевна, допустим, мы создали документ. Что дальше?

Если созданный документ отличается от унифицированного, то мы обязаны его утвердить приказом руководителя предприятия. Предусмотрев этот документ в учетной политике, мы должны понимать, кто в нашей практической жизни будет отвечать за создание этого документа, за отражение его в отчетности и за его хранение.

Простой пример. Товарную накладную могут создавать, и специалисты в центральной бухгалтерии, и материально ответственные лица на складах. Такой порядок зависит от того, как это будет прописано в графике документооборота организации. Но я считаю, что все, что связано с движением товарно-материальных ценностей, конечно, должно оформляться там, где происходит это движение.

То есть на складах?

Да! Согласитесь, у нас склады бывают отдалены от бухгалтерии и материально ответственное лицо видит, что было отгружено и работает по созданию документа в режиме онлайн. По принципу: грузим — заполняем. В противном случае пока информация дойдет до бухгалтерии, могут произойти какие-то искажения, да и клиенту это может быть не совсем удобно. Представьте, он едет в центральный офис, берет товарно-материальную накладную, затем отправляется на склад (например, Одинцово), чтобы забрать товарно-материальные ценности. На месте оказывается, что пока клиент ехал, необходимая продукция уже закончилась и так далее. Согласны — неудобно? Поэтому, лучше сразу определиться, где и кем создается этот документ. И еще один момент, так как цель создания первичного документа — это отражение его в учетных регистрах и отчетности, то необходимо отдельно оговорить сроки предоставления данного документа в организационную структуру, которая отвечает за отражение этого документа в бухгалтерском учете.

Так же отметим, что каждая организация состоит из разных отделов. У нас может быть бухгалтерия, может быть группа учета товарно-материальных ценностей и т.д. Полагаю, что если мы говорим о материальной накладной, то, наверное, глупо было бы оставить возможность составлять эту накладную в течение недели. Она создается единовременно в момент отгрузки товара. Далее необходимо описать порядок движения этого документа.

Рассмотрим пример. Товарная накладная создана на складе, затем она передается в бухгалтерию в течение двух дней (это уже определенная форма документооборота). Если склад удален от бухгалтерии, то обычно всегда дается «зазор» (хотя бы в 1 рабочий день) на формирование пакета документов для передачи в централизованную бухгалтерию. Документы передаются в бухгалтерию, где они обрабатываются, и далее любой документ передается в архивную службу собственной организации, либо в стороннюю архивную службу.

Что дальше происходит с документом?

В архивной службе документ хранится в течение срока, предусмотренного законодательством. В бухгалтерию он может возвращаться по мере надобности, например, в том случае, если приходит какая-то проверка. Причем, для каждого документа существует определенная система хранения. Это значит, что разные документы имеют разные сроки хранения. Часть из них (в основном это документы, связанные с учетом кадров) в обязательном порядке должна быть передана в сторонние архивные службы.

А далее?

Есть еще 2 важных пункта. Первый — надо назначить ответственных лиц за прохождение документом каждого этапа своего существования. Как практикующий аудитор могу отметить, что, к сожалению, у нас очень часто никто ни за что не отвечает. В итоге получается, что за все отвечает главный бухгалтер. Позвольте напомнить, что у бухгалтера и так достаточно дел. Поэтому появляется такое специфичное действие – назначение ответственных лиц.

Второе касается архивирования. Напомню, что я говорю с позиции практикующего аудитора, который видел в своей практике много различных организаций. Приходишь на предприятие, а там такой бардак с хранением документов. Поэтому правильнее будет начинать архивировать документы уже в собственной организации. Не забывайте, что в соответствии с первой частью Налогового кодекса РФ все документы должны храниться на предприятии в течение 4-х лет. Как практикующий специалист, я бы архивировала документы в календарном порядке. Календарный подход более удобен для проверки и поиска документа, потому что создание бухгалтерской отчетности у нас зависит не от нумерации, а от даты составления документа.

Наверное, для всех будет интересен порядок документооборота, начиная с заключения договора со своим клиентом. Итак, первое — это договор. Форма договора регламентируется Гражданским кодексом РФ, который не дает жестких рамок, но предусматривает и рекомендует те моменты, которые должны в любом случае присутствовать в документе. Если вы считаете нужным добавить что-то свое, то можно добавить, но есть некоторые моменты, которые невозможно сократить, например, ответственность сторон за исполнение условий договора. Еще раз подчеркну, что каждая форма договора должна составляться строго с учетом положений действующего законодательства.

Если мы создаем какой-то продукт для нашего потребителя, то клиенту всегда интересно, как мы отвечаем за созданный продукт. Ведь наша задача не только выдать этот продукт клиенту, но и гарантировать жизнеспособность этого продукта. Мы не можем дать унифицированную форму абсолютно для всех. Есть простейшая «рыба», которая размещается на любом специализированном бухгалтерском сайте — договор об указании услуг. Но нужно понимать все отраслевые нюансы каждого исполнителя услуг для наиболее правильного и выгодного для всех сторон договора.

Кто обычно пишет такие документы?

Либо юрист, либо аудитор вашей фирмы, либо фирма привлекает специалистов со стороны.

Конечно, было бы хорошо, если бы договор оставался таким же на протяжении всей своей «жизни», чтобы не было никаких дополнений, никаких приложений, но такого никогда не будет. Поэтому второй важный аспект — это порядок оформления дополнительных соглашений и приложений к договору.

Есть ли соответствующий регламент?

Как я говорила ранее, что для нас основополагающим регламентом является Гражданский кодекс РФ. Для договора аренды, например, нельзя менять взимаемую стоимость аренды чаще, чем один раз в год — это регламентируется гражданским законодательством. Если мы говорим о договоре оказания услуг по созданию какого-то информационного продукта, то нельзя произвольно поменять концепцию продукта. Если все-таки концепция меняется, то в дополнительном соглашении должны быть обговорены следующие условия: как меняется концепция, размер дополнительных затрат, порядок их компенсации исполнителю.

Сегодня у нас действует закон о том, что главный бухгалтер предприятия отвечает за правильность ведения финансово-хозяйственных операций. Хочу сразу обратить внимание всех читателей, что правильность составления договора и ведения документооборота, связанного с договором может быть достигнута только в случае участие создания этого договора Вашего главного бухгалтера.

Часто слышу типичную жалобу, что до главного бухгалтера не доходят ни договоры, ни приложения. Юристы создают документ и хранят его у себя, не заботясь об участии бухгалтерии в этом процессе. Решить эту проблему как раз помогает правильный документооборот. Помните, что бухгалтер, не получив договора, будет вынужден осуществлять отображение финансово-хозяйственных операций предприятия, не понимая, что он делает, так как не имеет возможности ознакомиться с этим документом. Договор — это основополагающий документ, и если мы не понимаем, что мы документируем, то совершенно другой результат может выйти в бухгалтерской и налоговой отчетности. Поэтому участие главного бухгалтера в оформлении, чтении, принятии к учету договора, на мой взгляд, является первичным.
Источник: arhidelo.ru

 

14.06.10 

«К звездам вместе»

22 июня 2010 г. в 15 часов в Выставочном зале Венгерского культурного центра состоится торжественное открытие историко-документальной выставки «К звёздам вместе» к 30-летию полета первого венгерского космонавта Берталана Фаркаша на орбитальном комплексе «Союз-36» – «Салют-6» – «Союз-35».
Источник: Архивы России

 

10.06.10 

Международный День Архивов в Польше

По случаю Международного Дня Архивов 9 июня 2010 года Государственный Архив Варшавы подготовил на улицах старого города презентацию довоенных открыток.
Источник: Главный директорат государственных архивов Польши

 

НОВОСТИ
24.03.20 УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO
Управління освіти Голосіївської районної в місті Києві державної адміністрації

за кодом CPV за ДК 021:2015 Єдиний закупівельний словник 79990000-0 Різні послуги, пов’язані з діловою сферою (Архівні роботи, палітурні роботи)., №2827604 (UA-2018-08-20-002496-c)

 
23.09.18 Управління освіти Деснянської районної в місті Києві державної адміністраці

 УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

Закупівля №2791408

Послуги архіваріуса щодо обробки, підготовки та архівування документів

 
22.09.18 Антимонопольний комітет України

УАК визнано переможцем конкурсних торгiв органiзованих в системi PROZORRO

Закупівля №2812219

Різні послуги, пов’язані з діловою сферою — код за ДК 021:2015 – 79990000-0 (Палітурні роботи, архівування)

 
21.09.18 ПРАТ «Київобленерго»

УАК пiдписала угоду на виконня робiт з архiвного впорядкування документiв з ПРАТ «Київобленерго». Формування справ, палiтурнї роботи та складання акту та опису справ з подальшим погодженням в Державному Архiвi.

 
НАШИ РЕШЕНИЯ
 ООО «Ред Булл Украина»

Компания УАК выиграла тендер на проведение архивной обработки и хранение документов. В данный момент нашими сотрудниками обрабатываются более 600 дел: определение и уточнение фондовой принадлежности, научно-техническая обработка, проведение экспертизы ценности документов в составе фонда, формирование дел, составление описей дел постоянного хранения и по личному составу, составление актов о выделении документов к уничтожению, согласование в Государственном Архиве Украины.

 ПАО «АК «Киевводоканал»

Наша компания выиграла тендер на архивную обработку документов и изъятие документов, срок хранения которых закончился и которые подлежат уничтожению.

 ООО «Зара Украина»

Компания УАК выиграла тендер по предоставлению услуг хранения документов.

 ООО «Ферреро Украина»

Компания УАК выиграла тендер на проведение архивного упорядочения документов. Обрабатывается 600 дел.