Разработка концепции и внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Украинская Архивная Компания предлагает своим клиентам не только создание электронных архивов, но и установку и внедрение системы электронного документооборота предприятия. Мы предлагаем на рынке Украины Систему автоматизации процессов регистрации, обработки, прохождения и контроля исполнения служебной корреспонденции, внутренних документов и обращений граждан — АСКОД — рассчитанную на использование специалистами делопроизводства в министерствах, ведомствах, иных государственных учреждениях и на предприятиях. Этот программный продукт, обеспечивает работу, как отдельного инспектора-деловода, так и целых подразделений (канцелярии, управления делами, общего отдела и т.д.). Система внедрена и успешно функционирует в Секретариате Президента Украины, Национальном банке Украины и его региональных управлениях и учреждениях, МНС Украины, Киевской областной гос. администрации, коммерческих банках и отдельных министерствах. Система поставляется в трех конфигурациях:
- АСКОД Корпоративный — использует СУБД Oracle
- АСКОД WEB — дополнение к АСКОД Корпоративный
- АСКОД Стандартный — использует СУБД Interbase/Firebird
Для организаций и предприятий всех форм собственности и направлений деятельности — от Государственных и муниципальных архивов и архивов больших корпораций до частных архивов.
Автоматизированная система контроля и организации делопроизводства АСКОД — это комплексное решение, которое обеспечивает накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы деловых процессов и возможности анализа информации.
Система АСКОД ориентирована на отечественное делопроизводство и поддерживает выполнение таких функций:
- выполнение унифицированных технологических процедур прохождения, передачи и обработки документов в подразделениях учреждения (только АСКОД Корпоративный);
- ввод в базу данных, накопление и надежное хранение документов и регистрационных карточек с обязательным контролем, относительно их соответствия заранее установленным правилам введения информации;
- автоматизированный контроль показателей и идентификационных кодов;
- компоновка структуры регистрационной карточки с помощью разных полей и перечней;
- актуализация нормативно-справочной информации (классификаторов и справочников) на основе общепринятой системы классификации и кодирования;
- оперативный поиск регистрационных карточек по любым реквизитам;
- сквозной контроль (отдел контроля, руководитель, непосредственный исполнитель), контроль сроков исполнения документов, оповещение исполнителя и контроллера о приближении сроков контроля, о невыполненных в срок документах;
- поддержка шаблонов печатных документов, перекрестных ссылок между регистрационными карточками документов;
- формирование, просмотр и печать разнообразных перечней, таблиц и справок в виде фиксированных форм с возможностью отбора данных по определенным критериям;
- генерация произвольных аналитических справок по запросам пользователя (только АСКОД Корпоративный);
- отправление, прием и обработка корреспонденции средствами электронной почты (только АСКОД Корпоративный);
- создание временных и использование установленных схем рассылки документов в виде перечня адресатов с соответствующими почтовыми и другими реквизитами. При этом не исключается отправление документа на одного адресата без определения схемы рассылки (только АСКОД Корпоративный);
- обеспечение обработки соответствующих квитанций в режиме электронной почты с целью контроля за прохождение документов и предоставления информации о времени получения документов адресатами-пользователями АСКОД (только АСКОД Корпоративный);
- создание и поддержка архивных данных за предшествующие годы;
- функционирование механизма управления ходом работ (workflow), который обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы;
- определение различных прав доступа пользователей. Осуществляется жесткое размежевание полномочий в системе, поддержка роли, протоколирование и аудит действий пользователей;
- интерфейс с аналогичными системами для обеспечения взаимодействия с соответствующими программными средствами третьих фирм (только АСКОД Корпоративный);
- автоматическая обработка обращений граждан, зафиксированных на официальном Веб-сайте (только АСКОД Корпоративный);
- предоставление помощи в виде подсказок относительно назначения команд и кнопок, вывод на экран инструкций.
Украинская Архивная Компания готова оказать необходимую консалтинговую поддержку и выполнить все виды работ в комплексе «под ключ» по созданию электронного архива предприятия.