Ритейл и торговые сети

Решаем задачи

Ритейловые предприятия и торговые сети по специфике своей деятельности формируют большие объёмы документов. Это значительные объёмы товарно-транспортных накладных, налоговых накладных, счетов-фактур, актов и др. Кроме того, большой штат продавцов и сотрудников сети формирует значительные объёмы кадровой документации. Эти документы накапливаются в офисах и подразделениях компаний и требуют значительных человеческих и материальных ресурсов.

Украинская архивная компания предоставляет решения, которые значительно снижают затраты на работу с документами, их хранение и последующее использование или уничтожение. Мы также оптимизируем вашу работу с необходимыми данными как в бумажной, так и в электронной форме.

Экономия должна включать сокращение объёма бумажных документов путём списания и уничтожения, формирование дел из разрозненных документов и их надлежащее оформление. Следующий шаг — оптимизация хранения оставшихся бумажных документов. Затем — внедрение электронного преобразования бумажных документов в цифровую форму.

Процедуры списания и уничтожения документов регулируются действующими законами и нормативными актами. Для выполнения этих процедур необходимо провести работу с документами на месте. Это выполняют наши специалисты с многолетним опытом таких работ.

Архивная обработка, списание документации с истёкшими сроками хранения, составление соответствующего акта и согласование акта в Государственном архиве.

Формирование личных дел для отдела кадров, переплётные работы и оформление дел, составление описей дел и согласование в Государственном архиве.

Внешнее хранение документов позволяет сэкономить на организации собственного архивохранилища, покупке стеллажей и коробок для хранения, настройке и внедрении системы и программы учёта документов, персонале и др. Отлаженные процессы приёма документов на хранение, составления описей документов и дел, регистрации в программе управления архивом для удобного поиска и использования необходимых документов позволяют Украинской архивной компании предоставлять услуги, отвечающие всем требованиям.

При прохождении налоговых и других проверок нашим клиентам больше не нужно направлять большое количество своих сотрудников на поиск необходимых документов, тратя рабочее время всех задействованных подразделений. Достаточно подать заявку на предоставление необходимых документов — и вы получите их из нашего архива.

По запросу и потребности наших клиентов из ритейла Украинская архивная компания реализует проекты цифровой трансформации. Создание электронных баз данных договоров, личных дел и других документов — часть ежедневной работы нашей команды. Документы, хранящиеся в нашем архивохранилище, могут быть предоставлены как в оригинале, так и в виде скан-копий, что экономит время и затраты на транспортировку оригиналов.

Отдельная услуга — создание различных баз данных, когда наши сотрудники вручную переносят данные с бумажных носителей в электронные таблицы или базы данных. Это может быть обработка бумажных анкет программ лояльности, различных опросов или создание электронных реестров документов. Везде, где требуется ввод данных, мы сокращаем затраты и время обработки.

Комплекс работ

Формирование личных дел сотрудников сети

Согласно действующему законодательству все документы, относящиеся к работникам, должны храниться в форме, установленной нормативными документами. Мы подберём необходимые документы, сформируем из них дела и оформим их для дальнейшего хранения. Составляем опись личных дел. Это не только выполнение требований действующего законодательства, но и снижение затрат на хранение и работу с документами.
Сканирование личных дел и создание электронного архива документов сотрудников.

Мы сканируем и структурируем кадровые документы, индексируя их по необходимым признакам для поиска документов сотрудника. Имеем необходимое оборудование для сканирования документов любых форматов и объёмов и создадим электронный реестр.
Списание и уничтожение документов с истёкшими сроками хранения

Списание документов с истёкшими сроками хранения осуществляется в полном соответствии с действующим законодательством. Списание документов позволяет бухгалтерии закрыть прошлые периоды и сократить объём хранимых документов. Срок хранения — 5 лет!
Согласование в Государственном архиве

По результатам обработки документов в учреждениях и организациях описи личных дел, акт о выделении к уничтожению документов, не вошедших в Национальный архивный фонд, и номенклатура дел должны быть согласованы в государственных архивах, что подтвердит правильность выполненных работ.
Хранение документов в нашем архивохранилище

Примем документы на хранение в наше архивохранилище. Удобный поиск и мгновенное получение нужного документа благодаря специализированной программе управления архивом и штрихкодированию коробок и документов. Снижение затрат на хранение и поиск.
Упаковка документов в архивные коробки

Предоставляем архивные коробки и упаковываем документы, необходимые для хранения. Каждая коробка штрихкодируется нашей программой управления архивом и размещается в архивохранилище на соответствующем месте. Экономия места для хранения.
Реестр и опись всех документов, переданных на хранение.

При необходимости составим подробную опись документов в коробках. Заказчик получает эту опись в электронной и бумажной форме и подаёт запросы на получение документов для использования на её основании.
Ввод данных

Большие объёмы информации в бумажной форме необходимо структурировать и преобразовать в электронную базу данных. Операторы вводят данные в нужном формате и создают базы данных для дальнейшего использования.
Обработка анкет программ лояльности торговой сети

Торговые сети часто собирают персональные данные клиентов для использования в программах лояльности. Мы собираем эти бумажные анкеты по всей Украине и централизованно обрабатываем их, создавая электронные базы персональных данных.

Ритейл и торговые сети

Решаем задачи

Комплекс работ

Примеры реализованных проектов

Наши клиенты

Запросить консультацию

Подписка на рассылку

Ритейл и торговые сети

Решаем задачи

Комплекс работ

Примеры реализованных проектов

Наши клиенты

Запросить консультацию

Подписка на рассылку

Заказать просчет

Спасибо!