UKRAINIAN ARCHIVAL COMPANY
С 2011 года УАК поставщиком услуг составления и управления документами для торговой сети АТЛЕТИКС (был Спортмастер). Документы приемки товара внутри сети, другие документы бухгалтерского учета, документы отдела маркетинга требуют периодического составления и обработки. Тоже касается документов по личному составу продавцов, сотрудников компании.
Сокращение затрат на обработку и хранение архива документов – это те задачи, которые были поставлены перед Украинской Архивной Компанией.
Развитая программа лояльности компании Атлетикс также требует соответствующей обработки и оцифровки анкет и предоставления персональных данных покупателей в электронном виде для дальнейшего использования.
В период внедрения нашим клиентом программы электронного документооборота встала задача оцифровки кадровой документации для загрузки в программу. Это должно было быть выполнено в соответствии с форматами программы и проиндексировано по указанным признакам.
С 2011 г. УАК организует процесс сбора, получения, проверки и хранения документов. Документы вывозятся нашим транспортом и иногда транспортом заказчика из центрального офиса Атлетикс, а также с территории накопления документов на логистическом центре клиента в наше архивохранилище, где проходят процедуру приема и упаковки в архивные короба.
После регистрации в программе управления архивом и штрихкодирования документы хранятся в архивохранилище УАК, что позволяет экономить большие средства на хранение и работу с этими документами в дальнейшем. При необходимости документы предоставляются для использования в бумажном виде или в виде скан-копий, что более быстро и удобно для использования.
С некоторой периодичностью архивисты нашей компании проводят комплекс работ по архивному упорядочению всех документов компании и списанию документов с истекшими сроками хранения. По результатам работы составляется Акт о списании, также проходит согласование в государственном архиве. После согласования Акта документы компании могут быть уничтожены.
В процессе работ по упорядочению документов проводятся работы в отделе кадров по формированию личных дел работников. Из отобранных документов формируются дела, создается описание и согласовывается в государственном архиве.
При внедрении системы электронного документооборота специалисты нашей компании на нашем оборудовании выполняли оцифровку всех кадровых документов и личных дел заказчика. Кроме сканирования документов, этот проект также нуждался в индексации документов по заданным признакам для дальнейшего поиска в программе электронного документооборота.
В течение уже более 10 лет УАК также обслуживает программу лояльности сети. Из всех действующих магазинов сети мы с помощью нашей партнерской курьерской службы собираем трижды в месяц заполненные клиентами сети анкеты с персональными данными. Эти анкеты проходят этап сканирования в базу скан-копий, данные из этих анкет операторы нашей компании переносят в электронную базу, которая уже предоставляется Атлетиксом для дальнейшей работы. А бумажные анкеты отправляются дальше в архивохранилище на дальнейшее хранение.
Услуги продолжают предоставляться.
Сокращение расходов по хранению документов.
Всегда быстрый поиск нужного документа в архиве.
Экономия рабочего времени работников компании-заказчика.
Своевременное списание и уничтожение документов согласно законодательству.
Согласованные акты и описания в гос. архивах.
Облегчено прохождение проверок.
Уменьшение имеющегося документооборота в отделе кадров.
Электронный архив кадровой документации.
Сокращение затрат и времени создания базы персональных данных покупателей.
