Реалізовані проєкти

З 2011 року УАК постачальником послуг упорядкування та управління документами для торгівельної мережі АТЛЕТІКС (був Спортмастер ). Документи приймання товару всередині мережі, інші документи бухгалтерського обліку, документи відділу маркетингу потребують періодичного упорядкування та обробки. Теж стосується документів з особового складу продавців,співробітників компанії.
Скорочення витрат на обробку та зберігання архіву документів це ті завдання які були поставлені перед Українською Архівною Компанією.
Розвинена програма лояльності компанії Атлетікс також потребує відповідної обробки та оцифрування анкет і надання персональних даних покупців в електронному вигляді для подальшого використання.
В період впровадження нашим клієнтом програми електронного документообігу постало завдання оцифровки кадрової документації для завантаження в програму. Це повинно було бути виконано в відповідності до форматів програми та проіндексовано згідно наданих ознак.

З 2011 р. УАК організує процес збирання, отримання,перевірки та зберігання документів. Документи вивозяться нашим транспортом та іноді транспортом замовника з центрального офісу Атлетікс, а також з території накопичення документів на логістичному центрі клієнта до нашого архівосховища, де проходять процедуру приймання та пакування в архівні короби.
Після реєстрації в програмі керування архівом та штрих-кодування документи зберігаються в архівосховищі УАК, що дозволяє заощаджувати великі кошти на зберігання та роботу з цими документами в подальшому. При потребі документи надаються для користування в паперовому виді чи в виді скан-копій,що більш швидко та зручно для користування.
З деякою періодичністю архівісти нашої компанії проводять комплекс робіт з архівного упорядкування всіх документів компанії та списанні документів з минулими термінами зберігання. За результатами роботи складається Акт про списання, який також проходить погодження в державному архіві. Після погодження Акту документи компанії можуть бути знищені.
В процесі робіт з упорядкування документів також проводяться роботи в відділі кадрів по формуванню особових справ працівників. З відібраних документів формуються справи, створюється опис справ та погоджується в державному архіві.
Під час впровадження системи електронного документообігу, фахівці нашої компанії на нашому обладнанні виконували оцифрування всіх кадрових документів та особових справ замовника. Окрім сканування документів цей проект також потребував індексації документів за заданими ознаками для подальшого пошуку в програмі електронного документообігу.
На протязі вже більш ніж 10 років УАК також обслуговує програму лояльності мережі. З усіх діючих магазинів мережі ми за допомогою нашої партнерської курьерської служби збираємо тричі на місяць заповнені клієнтами мережі анкети з персональними даними. Ці анкети проходять етап сканування до бази скан-копій, дані з цих анкет оператори нашої компанії переносять в електрону базу яка вже надається Атлетікс для подальшої роботи. А паперові анкети відправляються далі до архівосховища на подальше зберігання.
Послуги продовжують надаватись.

Скорочення витрат на зберігання документів.

Завжди швидкий пошук потрібного документу в архіві.

Економія робочого часу працівників компанії-замовника.

Своєчасне списання та знищення документів згідно законодавства.

Погоджені акти та описи в держ. архівах.

Полегшено проходження перевірок.

Зменшення наявного документообігу в відділі кадрів.

Електронний архів кадрової документації.

Скорочення витрат та часу на створення бази персональних даних покупців.