UKRAINIAN ARCHIVAL COMPANY
Сеть ломбардов компании БЛАГО насчитывала до войны более 900 локаций по всей Украине.
Специфика деятельности сети предусматривает тщательное оформление соответствующих документов при передаче имущества и денег, создание кредитных договоров и другой важной для деятельности компании документации. Другим важным признаком является наличие такого большого количества локаций, где создаются эти документы.
Конечно, большой объем документов генерируется также в центральном офисе, где учитываются все работники компании. Таким образом, возникает много задач по организации и оптимизации процессов документооборота, взаимодействию с проверяемыми органами и хранением архива бумажных документов.
Сокращение расходов на обработку и хранение архива бумажных документов, уменьшение объема документов, выполнение процедур списания и уничтожения, наведение порядка и приведение в соответствие с требованиями законодательства личных дел работников – задачи, поставленные перед Украинской Архивной Компанией.
Начиная с 2015 года Украинская Архивная Компания является поставщиком услуг и партнером компании БЛАГО.
Были решены все задачи выполнять поэтапно и постепенно. Первым УАК начала с того, что начала перемещать архив документов, которых накопилось большое количество в свое архивохранилище.
Для сокращения расходов нашего заказчика УАК организовал процесс сбора, получения, проверки и хранения документов. Ежемесячно мы получаем документы из разных обособленных подразделений клиента и удаленных локаций напрямую в наше архивохранилище. Эти документы вывозятся также нашим транспортом из центрального офиса БЛАГО в наш архив, где проходят процедуру приема и упаковки в архивные короба.
Отдельной задачей является проверка комплектности кредитных договоров и наличие в деле всех необходимых документов. После проверки и привлечения таких договоров наши сотрудники составляют соответствующие реестры и отчеты.
После регистрации в программе управления архивом и штрихкодирования документы хранятся в архивохранилище УАК, что позволяет экономить большие средства на хранение и работу с этими документами в дальнейшем.
В связи с большой численностью сотрудников сети периодически архивисты нашей компании проводят работы в отделе кадров по формированию личных дел работников. Из отобранных документов формируются дела, создается описание и согласовывается в государственном архиве. Таким образом, документы сотрудников компании находятся всегда в упорядоченном согласно действующему законодательству виде, сокращают затраты на работу с этими документами и на их хранение.
Раз в несколько лет архивисты нашей компании проводят комплекс работ по архивному упорядочению всех документов компании и списанию документов с истекшими сроками хранения. По результатам работы составляется Акт о списании, также проходящий согласование в государственном архиве. После согласования Акта документы компании могут быть уничтожены.
Услуги продолжают предоставляться.
Сокращение расходов по хранению документов.
Всегда быстрый поиск нужного документа в архиве.
Своевременное списание и уничтожение документов согласно законодательству.
Уменьшение имеющегося документооборота в отделе кадров.
Согласованные акты и описания в гос. архивах.
Облегчено прохождение проверок.
Экономия рабочего времени работников компании-заказчика.
