Реалізовані проєкти

Мережа ломбардів компанії БЛАГО нараховувала до війни більш ніж 900 локацій по всій Україні.

Специфіка діяльності мережі передбачає прискіпливе оформлення відповідних документів при передачі майна та грошей, створення кредитних договорів та іншої важливої для діяльності компанії документації. Іншою важливою ознакою е наявність такої великої кількості локацій де створюються ці документи.

Звісно, що великий об’єм документів генерується також в центральному офісі, де обліковуються всі працівники компанії. Таким чином, постає багато завдань з організації та оптимізації процесів документообігу, взаємодії з перевіряючи ми органами та зберіганням архіву паперових документів.
Скорочення витрат на обробку та зберігання архіву паперових документів, зменшення об’єму документів, виконання процедур списання та знищення, наведення ладу та приведення у відповідність з вимогами законодавства особових справ працівників – завдання які були поставлені перед Українською Архівною Компанією.

Починаючи з 2015 року Українська Архівна Компанія е постачальником послуг і партнером компанії БЛАГО.
Було вирішено всі завдання виконувати поетапно та поступово. Першим УАК почала з того, що почала переміщувати архів документів яких накопичилась велика кількість до свого архівосховища.
Задля скорочення витрат нашого замовника УАК організував процес збирання, отримання,перевірки та зберігання документів. Щомісяця ми отримуємо документи з різних відокремлених підрозділів клієнта та віддалених локацій напряму до нашого архівосховища. Ці документи вивозяться також нашим транспортом з центрального офісу БЛАГО до нашого архіву,де проходять процедуру приймання та пакування в архівні короби.
Окремим завданням е перевірка комплектності кредитних договорів та наявність в справі всіх необхідних документів. Після перевірки та приманні таких договорів наші співробітники складають відповідні реєстри та звіти.
Після реєстрації в програмі керування архівом та штрих-кодування документи зберігаються в архівосховищі УАК, що дозволяє заощаджувати великі кошти на зберігання та роботу з цими документами надалі.
У зв’язку з великою чисельністю співробітників мережі, періодично архівісти нашої компанії проводять роботи в відділі кадрів з формування особових справ працівників. З відібраних документів формуються справи, створюється опис справ та погоджується в державному архіві. Таким чином, документи співробітників компанії знаходяться завжди в упорядкованому згідно з чинним законодавством виді, скорочують витрати на роботу з цими документами та на їх зберігання.
Раз на декілька років архівісти нашої компанії проводять комплекс робіт з архівного упорядкування всіх документів компанії та списанні документів з минулими термінами зберігання. За результатами роботи складається Акт про списання,який також проходить погодження в державному архіві. Після погодження Акту документи компанії можуть бути знищені.
Послуги продовжують надаватись.

Скорочення витрат на зберігання документів.

Завжди швидкий пошук потрібного документу в архіві.

Своєчасне списання та знищення документів згідно законодавства.

Зменшення наявного документообігу в відділі кадрів.

Погоджені акти та описи в держ. архівах.

Полегшено проходження перевірок.

Економія робочого часу працівників компанії-замовника.