International audit company BDO Ukraine

Известная аудиторская компания BDO Украина на протяжении многих лет обслуживает деятельность своих многочисленных заказчиков в области аудита, бухгалтерского учета и консалтинга. Деятельность проходит в нескольких офисах в Днепре и Киеве. Согласно специфике бизнеса компании, в процессе работы накапливаются большие объемы документов как самой компании так и ее заказчиков.
Задачей перед УАК было приведение всей имеющейся документации в соответствие с требованиями законодательства и сокращение расходов на хранение документов.
Проведение работ по кадровой документации, списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, составление описаний и реестров документов и оптимизация хранения массива документов.

Согласно заданию, наши специалисты начали работать в офисах BDO в Днепре и Киеве над имеющимися документами. Архивисты компании сначала формировали дела по личному составу и длительному хранению. Проводилась экспертиза ценности имеющихся документов и устанавливались сроки хранения в соответствии с нормами действующего законодательства. Параллельно с этим помощники архивистов составляли реестры имеющихся документов и сортировали их в соответствии с необходимыми признаками. Были составлены описания дел длительного хранения и личного состава, акт об изъятии документов с истекшими сроками хранения. Эти документы были согласованы в Государственных архивах и остались у заказчика. Списанные документы были уничтожены.
После проведения этих работ уже было понятно, какие документы должны в дальнейшем храниться. Таким образом, были уменьшены объемы документов для хранения, а оставшиеся документы были аккуратно сформированы и пригодны для упаковки в архивные короба. После упаковки имеющихся документов, были составлены описания каждого короба, короба и дела были штрих кодированы и информация о документах загружена в программу управления архивом. Коробы с документами УАК отгрузили в свое архивохранилище, где они и хранятся в дальнейшем. При необходимости документы предоставляются в пользование в течение одного дня.
Услуги продолжают предоставляться.

Сокращение расходов на хранение документов.

Оптимизация массива хранящихся документов.

Наведение порядка в документации и согласовании в Государственных Архивах.

Наличие всех описаний документов.

Сокращение расходов на дальнейшее использование документов.

Уничтожение лишних массивов документов