UKRAINIAN ARCHIVAL COMPANY
К началу сотрудничества с УАК представительство крупного иностранного банка держало архив своих документов в большом логистическом комплексе и имело опыт внешнего хранения документов.
Но уровень сервиса и большая стоимость предоставляемых услуг заставили Заказчика рассматривать другие пути решения вопроса аутсорсинга хранения документов.
Кроме того, никто не мог предоставить комплексные архивные услуги по упорядочению документов, разработке номенклатуры дел и переплетных работ, что должно обязательно выполняться согласно действующему законодательству и нормативно-правовым документам.
Представительство Банка обратилось к Украинской Архивной Компании с предложением организовать перемещение всего архива хранившихся документов в архивохранилище УАК с одновременной сортировкой и выделением документов с истекшими сроками хранения до уничтожения.
Предварительно проработав с электронными описаниями имеющихся на хранении документов, наши специалисты уже заранее поставили на контроль перемещавшиеся документы. Еженедельно мы принимали до двух грузовиков с документами, которые сразу сортировались из-за сканирования имеющихся штыков. В общей сложности было перевезено около 19 грузовиков с имеющимся архивом документов.
Благодаря наличию специализированной программы управления и учета архивом, мы могли быстро считывать штрих-коды и сортировать документы по срокам хранения. Часть документов сразу обособлялась и отправлялась на уничтожение. Другая часть регистрировалась в программе учета архивохранилища и размещалась на соответствующих местах. Таким образом, за короткое время было осуществлено перемещение и прием на хранение всего массива документов.
Параллельно с приемкой документов на хранение специалисты УАК работали с документами банка для проведения списания и архивации документов в офисе. Были сформированы дела по личному составу согласно требованиям законодательства и архивного подразделения Национального Банка. Также выполнены работы по формированию дел длительного хранения. Большой объем переплетных работ тоже.
Сокращение расходов по хранению документов.
Оптимизация массива хранящихся документов.
Наведение порядка в документации и согласовании в Государственных Архивах.
Разработка и утверждение Номенклатуры Дел банка.
