Drawing up a description of cases. Formation of cases

Формування справ

Архівісти нашої компанії формують справи тривалого та постійного зберігання та справи з особового складу відповідно до вимог законодавства.

Оформлення справи передбачає систематизацію документів, нумерацію аркушів, складання завірчого напису, а в разі необхідності – внутрішнього опису, оформлення титульного аркуша, підшивку.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (товщиною 30–40 мм). Якщо аркушів більше, доцільно розділити справу на томи. Накази з основної діяльності; про прийом, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групують у різні справи.

Складання описів справ з особового складу та постійного зберігання

Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (менше 10 років) зберігання та з особового складу (75 років зберігання), що пройшли експертизу цінності, складається архівний опис документів (після завершення оформлення справ).

Архівний опис документів – це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, призначений для обліку та розкриття змісту.

Описи складаються окремо на документи постійного, тимчасового зберігання та справи з особового складу.