Агрохолдинг МХП состоит из более 50 отдельных компаний на территории всей Украины. Предприятия агроходинга были созданы в разное время, в разных секторах агропромышленности и в соответствии с различиями в документообороте. После консолидации всех этих предприятий в рамках одного холдинга встал вопрос наведения порядка с имеющимися документами, организации выполнения требований законодательства и оптимизации процессов хранения и пользования документацией.
Со всеми вопросами МХП обратился к Украинской Архивной Компании, единственной в состоянии предоставить весь комплекс услуг на территории всей Украины.
РЕАЛИЗАЦИЯ
После обсуждения был составлен план работ. В первую очередь требовалось привести имеющийся массив документов на всех предприятиях к соответствию требованиям учета персонала, бухгалтерского и архивного законодательств.
Предприятия агрохолдинга были распределены на кластеры по территориальному признаку. Были сформированы бригады архивистов с помощниками и переплетчиками, которые выезжали в определенный регион и обрабатывали все предприятия и юридические лица, относящиеся к этому кластеру.
Специалисты нашей компании формировали кадровые дела и дела по длительному хранению согласно требованиям законодательства по каждому из предприятий. Переплетчики оформляли дела соответственно. Отдельно выделялись дела по уничтожению с документами с истекшими сроками хранения. Были составлены описания дел по личному составу, делам длительного хранения и акты на уничтожение по каждому предприятию отдельно. Следует также заметить, что все описания и акты нуждались в согласовании в соответствующих Государственных Архивах, что и было сделано.
Параллельно с работами по архивной обработке документов, помощники архивистов и специалист по приему документов на хранение, занимались упаковкой документов, передаваемых на хранение в архивные короба. Заранее были распечатаны штрихкоды для коробов и дел. При упаковке составлялось описание документов, которые упаковывались и наклеивались штрих-коды соответственно.
Запакованные в архивные короба документы загружались в грузовики и отправлялись в архивохранилище УАК, где проходили процедуру приема и размещения для дальнейшего хранения.
Таким образом, были обработаны и уничтожены согласно законодательству большие массивы лишних документов. Документы, которые должны храниться, были обработаны и сформированы в дела. Эти документы были описаны и упакованы в компактные архивные короба и перемещены в архив хранилища для дальнейшего хранения.
Услуги продолжают предоставляться.
ВЫГОДА
Сокращение расходов по хранению документов.
Оптимизация массива хранящихся документов.
Наведение порядка в документации и согласовании в Государственных Архивах.
Наличие всех описаний документов на всех предприятиях холдинга.
Сокращение расходов на дальнейшее использование документов.
