Після обговорення був складений план робіт.
В першу чергу було потрібно привести наявний масив документів на всіх підприємствах до відповідності вимогам обліку персоналу, бухгалтерського та архівного законодавств.
Підприємства агрохолдингу були розподілені на кластери за територіальною ознакою. Були сформовані бригади архівістів з помічниками та палітурниками, яки виїжджали до певного регіону та обробляли всі підприємства та юридичні особи які відносяться до цього кластеру.
Фахівці нашої компанії формували кадрові справи та справи тривалого зберігання згідно вимог законодавства по кожному з підприємств.
Палітурники оформлювали справи відповідно.
Окремо виділялися справи до знищення з документами з минулими термінами зберігання.
Були складені описи справ з особового складу, справ тривалого зберігання та акти на знищення по кожному підприємству окремо.
Потрібно також зауважити, що всі описи та акти потребували погодження в відповідних Державних Архівах, що і було зроблено.
Паралельно з роботами з архівної обробки документів, помічники архівістів та фахівець зі приймання документів на зберігання, займалися пакуванням документів,що передаються на зберігання в архівні короби. Заздалегідь були роздруковані штрих-коди для коробів та справ. При пакуванні складався опис документів які пакувалися та наклеювалися штрих-коди відповідно.
Запаковані в архівні короби документи завантажувалися в вантажівки та відправлялися до архівосховища УАК, де вони проходили процедуру приймання та розміщення для подальшого зберігання.
Таким чином: були опрацьовані та знищені згідно з законодавством великі масиви зайвих документів.
Документи, що повинні зберігатись буди оброблені та сформовані в справи.
Ці документи були описані та запаковані в компактні архівні короби та переміщені до архівосховища для подальшого зберігання.
Послуги продовжують надаватись.
