АДИДАС сеть магазинов и центральный офис.

Сеть магазинов международной компании АДИДАС в процессе своей работы создает большой объем документов. Это в первую очередь документы по приему и распределению товара внутри сети, другие документы бухгалтерского учета. Но в связи со спецификой работы торговой сети, также много документов по личному составу продавцов, сотрудников компании.
Оптимизация бизнес-процесса и сокращение затрат на обработку и хранение архива документов – это те задачи, которые были поставлены перед Украинской Архивной Компанией.

Начиная с 2010 года Украинская Архивная Компания является поставщиком услуг и партнером компании Адидас в Украине.
В связи с большой численностью продавцов сети ежегодно архивисты нашей компании проводят работы в отделе кадров по формированию личных дел работников. Из отобранных документов формируются дела, создается описание и согласовывается в государственном архиве. Таким образом, документы сотрудников компании находятся всегда в упорядоченном согласно действующему законодательству виде, сокращают затраты на работу с этими документами и на их хранение.
Раз в 4-5 лет архивисты нашей компании проводят комплекс работ по архивному упорядочению всех документов компании и списанию документов с истекшими сроками хранения. По результатам работы составляется Акт о списании, также проходящий согласование в государственном архиве. После согласования Акта документы компании могут быть уничтожены.
Для сокращения расходов нашего заказчика УАК организует процесс сбора, получения, проверки и хранения документов. Ежемесячно мы получаем документы из разных обособленных подразделений клиента и удаленных магазинов. Эти документы вывозятся также нашим транспортом из центрального офиса Адидас в наш архив, где проходят процедуру приема и упаковки в архивные короба.
После регистрации в программе управления архивом и штрихкодирования документы хранятся в архивохранилище УАК, что позволяет экономить большие средства на хранение и работу с этими документами в дальнейшем.
Таким образом, на протяжении уже более 13 лет УАК работает с несколькими отделами компании Адидас в Украине. Это бухгалтерия, отдел кадров, розничный отдел магазинов и маркетинг.
Услуги продолжают предоставляться.

Сокращение расходов по хранению документов.

Всегда быстрый поиск нужного документа в архиве.

Своевременное списание и уничтожение документов согласно законодательству.

Уменьшение имеющегося документооборота в отделе кадров.

Согласованные акты и описания в гос. архивах.
Облегчено прохождение проверок.

Экономия рабочего времени работников компании-заказчика.