Архівні послуги. Архівні послуги для страхових компаній
УКРАЇНСЬКА АРХІВНА КОМПАНІЯ
Страхові компанії створюють в процесі своєї діяльності великі обсяги документів. Це стосується як документів загального призначення, для бухгалтерії, канцелярії ,відділу кадрів тощо так і документів специфічних для діяльності страхових компаній – договори страхування, документи по страховим випадкам, заяви страхувальників.
Усі ці документи потребують відповідної ретельної обробки та упорядкування. Послуги які ми надаємо для наших клієнтів зі страхової галузі скеровані на оптимізацію процесів роботи та скорочення витрат наших клієнтів. Оптимізація процесів роботи з документами дозволяє страховим компаніям скорочувати витрати, прискорювати обробку інформації та підвищувати якість обслуговування клієнтів.
Усі роботи виконуються з дотриманням вимог щодо захисту персональних даних та конфіденційності інформації. Ми забезпечуємо централізоване управління документами, що надходять із різних філій та відокремлених підрозділів.
Зберігаємо договори страхування, документи з відшкодування збитків, справи клієнтів, загальні бухгалтерські та кадрові документи.
Зовнішнє зберігання документів дозволяє заощаджувати великі кошти на організації власного архіву, системі контролю знаходження та опрацюванні документів, організації бізнес-процесу користування документацією.
Налагоджені процеси приймання документів на зберігання, складання описів документів та справ, реєстрація відповідно в програмі управління архівом для швидкого пошуку та користування потрібними документами дозволяють Український Архівній Компанії надавати послуги які відповідають всім вимогам страхової галузі.
Потрібна інформація яка знаходиться в документах на зберіганні буде швидко надана за запитом і буде передана відповідальному спеціалісту.
Списання та знищення документів регламентовані відповідними законами та нормативними актами. Для виконання цих процедур потрібно провести на місці роботи з документами. Цим займаються наші фахівці з багаторічним досвідом виконання цих робіт.
Архівне упорядкування, Списання документації з минулими термінами зберігання, складання відповідного Акту та погодження Акту в Державних Архівах.
Формування справ з особового складу для відділу кадрів, палітурні роботи та оформлення цих справ, складання опису справ та погодження в Державних Архівах.
Розробка та погодження в Державних Архівах Номенклатури справ страхової компанії.
На вимогу і потребу наших Замовників зі страхового сектору Українська Архівна Компанія реалізує проекти з цифрової трансформації. Створення електронних баз страхових договорів, особових справ, інших документів е повсякденною роботою співробітників нашої компанії. Документи,що знаходяться на зберіганні в нашому архівосховищі можуть надаватися в користування як в оригіналі так і в виді скан-копій,що дозволяє заощаджувати час та кошти на транспортуванні оригіналів.
Приймемо на збереження договори страхування в наше архівосховище. Зручний пошук та миттєве знаходження потрібного договору завдяки спеціалізованій програмі керування архівом та штрих кодуванню коробів та документів.
Складемо за потреби докладний реєстр та опис документів в коробах. Цей опис в електронному та в паперовому вигляді отримує наш Замовник і надає запити на отримання документів в користування згідно цього опису.
Надамо для користування архівні короби та запакуємо документи потрібні для зберігання.
Кожний короб штрихкодуеться нашою програмою управління архівом та розміщується в архівосховищі на відповідному місці.
Документами,що зберігаються можливо користування за запитом. Співробітники замовників,відповідальні за співробітництво,надають запит на потрібні документи згідно опису та отримують в користування оригінали чи скан-копії документів по потребі.
При прийманні договорів чи інших документів на зберігання з відокремлених підрозділів чи з головного офісу наші фахівці контролюють комплектність отримуемих пакетів документів. Згідно вимог Замовника контролюємо наявність копій паспортів,кодів ,інших документів.
Списання документів з минулими термінами зберігання відбувається в повній відповідності з чинним законодавством. Списання документів дозволяє бухгалтерії закрити минулі періоди та зменшити обсяги документів,що зберігаються.
Згідно чинного законодавства,всі документи які стосуються найманих працівників,повинні зберігатись в узгодженому нормативними документами виді. Ми відберемо потрібні документи,сформуємо із них справи та оформимо ці справи для подальшого зберігання.
Сформовані справи тривалого зберігання та з особового складу,за потреби також документи дня,оформлюються відповідно вимог наказів та розпоряджень з діловодства в обкладинки з картону та проклеюються лідеріном.
Скануємо великі обсяги документів. Маємо потрібне обладнання для сканування документів будь-яких форматів та обсягів,створимо електронний реєстр,проіндексуемо за потрібним для пошуку ознакам. Розробимо та впровадимо електронний архів.
Запросити консультацію
Більше інформації ви можете отримати, якщо залишите заявку або зв’яжетесь з нами.
Залишити заявкуСтрахові справи та договори страхування потребують швидкого доступу для врегулювання випадків. Організовуємо зберігання, облік і видачу документів на запит, а за потреби — оцифрування архіву страхової компанії.
Підписка на розсилку
Замовити прорахунок
