Архівні послуги. Архівні послуги для рітейлу і торговельних мереж
УКРАЇНСЬКА АРХІВНА КОМПАНІЯ
Підприємства рітейлу та мережі роздрібної торгівлі в силу специфіки своєї діяльності створюють великі обсяги документів. Це великі обсяги товарно-транспортних накладних, податкових накладних, рахунків, актів,тощо. Окрім цього великий штат продавців та співробітників мережі генерує великі обсяги кадрової документації. Ці документи накопичуються в офісах та підрозділах компаній та вимагають значних витрат як людського так і матеріального ресурсу.
Українська Архівна Компанія надає рішення які дозволять значно скоротити витрати як на роботу з документами так і на їх зберігання та подальше використання чи знищення. Також ми оптимізуємо Вашу роботу з потрібними даними як в паперовому так і в електронному вигляді.
Оптимізація роботи з документами зазвичай починається зі списання документів, строк зберігання яких закінчився. Далі впорядковуються документи, що підлягають подальшому зберіганню, після чого за потреби виконується їх оцифрування та створення електронного архіву.
Процедури списання та знищення документів регламентовані відповідними законами та нормативними актами. Наші фахівці виконують усі необхідні роботи безпосередньо на території замовника чи на нашій базі.
Архівне упорядкування, Списання документації з минулими термінами зберігання, складання відповідного Акту та погодження Акту в Державних Архівах.
Формування справ з особового складу для відділу кадрів, палітурні роботи та оформлення цих справ, складання опису справ та погодження в Державних Архівах.
Зовнішнє зберігання документів дозволяє заощаджувати кошти на організації власного архівосховища, придбанні стелажів та коробів для зберігання, налагодженні та впровадженні системи та програми обліку документів, персоналі тощо. Налагоджені процеси приймання документів на зберігання,складання описів документів та справ, реєстрація відповідно в програмі управління архівом для зручного пошуку та користування потрібними документами дозволяють Український Архівній Компанії надавати послуги які відповідають всім вимогам.
При проходженні перевірок податковими та іншими контролюючими органами нашим клієнтам більш не потрібно скеровувати багато власного персоналу на пошук потрібних документів, витрачати робочий час всіх задіяних підрозділів. Достатньо надати нам заявку на надання потрібних документів і Ви отримаєте їх з нашого архівосховища.
На вимогу і потребу наших Замовників з рітейлу Українська Архівна Компанія реалізує проекти з цифрової трансформації. Створення електронних баз договорів, особових справ, інших документів е повсякденною роботою співробітників нашої компанії. Документи,що знаходяться на зберіганні в нашому архівосховищі можуть надаватися в користування як в оригіналі так і в виді скан-копій,що дозволяє заощаджувати час та кошти на транспортуванні оригіналів.
Окремою послугую е створення різноманітних баз даних коли співробітники нашої компанії переносять вручну дані з паперових носіїв інформації в електроні таблиці чи бази. Це може мате місце при обробці паперових анкет програм лояльності, різноманітних опитуваннях чи створенні електронних реєстрів документів. Всюди де потрібно введення даних, ми скоротимо витрати та час обробки.
Згідно чинного законодавства,всі документи які стосуються найманих працівників,повинні зберігатись в узгодженому нормативними документами виді. Ми відберемо потрібні документи,сформуємо із них справи та оформимо ці справи для подальшого зберігання. Складаємо опис справ з особового складу.
Це не просто виконання вимог чинного законодавства,а і скорочення витрат на зберігання та роботу з документами.
Відскануемо та відповідно структуруємо документи з особового складу, проіндексуемо за потрібними ознаками для пошуку документів співробітника. Маємо потрібне обладнання для сканування документів будь-яких форматів та обсягів,створимо електронний реєстр.
Списання документів з минулими термінами зберігання відбувається в повній відповідності з чинним законодавством. Списання документів дозволяє бухгалтерії закрити минулі періоди та зменшити обсяги документів,що зберігаються. Строк зберігання – 5 років!
За результатами опрацювання документів в установах та організаціях, описи справ особового складу, акт про вилучення до знищення документів,не внесених до Національного архівного фонду, номенклатура справ повинні пройти погодження в державних архівах,що підтвердить правильність виконання робіт.
Приймемо на збереження документи в наше архівосховище. Зручний пошук та миттєве знаходження потрібного документу завдяки спеціалізованій програмі керування архівом та штрих кодуванню коробів та документів. Скорочення витрат на зберігання та пошук.
Надамо для користування архівні короби та запакуємо документи потрібні для зберігання.
Кожний короб штрихкодуеться нашою програмою управління архівом та розміщується в архівосховищі на відповідному місці. Економія місця для зберігання.
Складемо за потреби докладний опис документів в коробах. Цей опис в електронному та в паперовому вигляді отримує наш Замовник і надає запити на отримання документів в користування згідно цього опису.
Великі обсяги інформації які знаходяться в паперовому виді потрібно структурувати та створити електрону базу цих даних. Оператори вводять дані в потрібному форматі та створюють бази для подальшої роботи.
Торгівельні мережі часто збирають персональні дані своїх клієнтів для подальшого використання в своїй програмі лояльності. Паперові анкети з цими даними ми збираємо по всій Україні та централізовано обробляємо,створюючи електроні бази персональних даних.
Запросити консультацію
Більше інформації ви можете отримати, якщо залишите заявку або зв’яжетесь з нами.
Залишити заявкуПервинні документи торговельної мережі — накладні, акти, касові та бухгалтерські пакети — накопичуються у великих обсягах. Беремо на зберігання, обліковуємо і видаємо на запит, щоб офіси мережі не тримали зайвий папір.
Підписка на розсилку
Замовити прорахунок
