Під час прийому на зберігання, короби та їх вміст реєструються в спеціальній програмі електронного архіву. У програму вноситься найменування замовника, дата та термін розміщення, дані з опису та фактичне місце розміщення кожного короба.
За внесеними даними надалі організовується процес пошуку необхідних замовнику документів або відбираються на знищення документи, термін зберігання яких закінчився.
На кожен короб та за вимогою замовника на кожну папку та документ наноситься ідентифікуючий штрих-код, що відповідає опису
