Рітейл та Торгівельні мережі

Вирішуємо задачі

Підприємства рітейлу та мережі роздрібної торгівлі в силу специфіки своєї діяльності створюють великі обсяги документів. Це великі обсяги товарно-транспортних накладних, податкових накладних, рахунків, актів,тощо. Окрім цього великий штат продавців та співробітників мережі генерує великі обсяги кадрової документації. Ці документи накопичуються в офісах та підрозділах компаній та вимагають значних витрат як людського так і матеріального ресурсу.

Українська Архівна Компанія надає рішення які дозволять значно скоротити витрати як на роботу з документами так і на їх зберігання та подальше використання чи знищення. Також ми оптимізуємо Вашу роботу з потрібними даними як в паперовому так і в електронному вигляді.

Економія коштів повинна проводитись в частині скорочення обьему паперових документів за рахунок списання та знищення, формування справ із розрізнених документів та відповідного оформлення цих справ. Наступний крок це оптимізація процесу зберігання залишившихся паперових документів. І вже після цього впровадження електронної трансформації паперових документів в електронний вигляд.

Процедури списання та знищення документів регламентовані відповідними законами та нормативними актами. Для виконання цих процедур потрібно провести на місці роботи з документами. Цим займаються наші фахівці з багаторічним досвідом виконання цих робіт.

Архівне упорядкування, Списання документації з минулими термінами зберігання, складання відповідного Акту та погодження Акту в Державних Архівах.

Формування справ з особового складу для відділу кадрів, палітурні роботи та оформлення цих справ, складання опису справ та погодження в Державних Архівах.

Зовнішнє зберігання документів дозволяє заощаджувати кошти на організації власного архівосховища, придбанні стелажів та коробів для зберігання, налагодженні та впровадженні системи та програми обліку документів, персоналі тощо. Налагоджені процеси приймання документів на зберігання,складання описів документів та справ, реєстрація відповідно в програмі управління архівом для зручного пошуку та користування потрібними документами дозволяють Український Архівній Компанії надавати послуги які відповідають всім вимогам.

При проходженні перевірок податковими та іншими контролюючими органами нашим клієнтам більш не потрібно скеровувати багато власного персоналу на пошук потрібних документів, витрачати робочий час всіх задіяних підрозділів. Достатньо надати нам заявку на надання потрібних документів і Ви отримаєте їх з нашого архівосховища.

На вимогу і потребу наших Замовників з рітейлу Українська Архівна Компанія реалізує проекти з цифрової трансформації. Створення електронних баз договорів, особових справ, інших документів е повсякденною роботою співробітників нашої компанії. Документи,що знаходяться на зберіганні в нашому архівосховищі можуть надаватися в користування як в оригіналі так і в виді скан-копій,що дозволяє заощаджувати час та кошти на транспортуванні оригіналів.

Окремою послугую е створення різноманітних баз даних коли співробітники нашої компанії переносять вручну дані з паперових носіїв інформації в електроні таблиці чи бази. Це може мате місце при обробці паперових анкет програм лояльності, різноманітних опитуваннях чи створенні електронних реєстрів документів. Всюди де потрібно введення даних, ми скоротимо витрати та час обробки.

Комплекс робіт

Формування особових справ працівників мережі

Згідно чинного законодавства,всі документи які стосуються найманих працівників,повинні зберігатись в узгодженому нормативними документами виді. Ми відберемо потрібні документи,сформуємо із них справи та оформимо ці справи для подальшого зберігання. Складаємо опис справ з особового складу. Це не просто виконання вимог чинного законодавства,а і скорочення витрат на зберігання та роботу з документами.
Сканування особових справ та створення Електронного Архіву документів працівників.

Відскануемо та відповідно структуруємо документи з особового складу, проіндексуемо за потрібними ознаками для пошуку документів співробітника. Маємо потрібне обладнання для сканування документів будь-яких форматів та обсягів,створимо електронний реєстр.
Спишемо та Знищимо документи з минулими термінами зберігання

Списання документів з минулими термінами зберігання відбувається в повній відповідності з чинним законодавством. Списання документів дозволяє бухгалтерії закрити минулі періоди та зменшити обсяги документів,що зберігаються. Строк зберігання – 5 років!
Погодження в Державних Архівах

За результатами опрацювання документів в установах та організаціях, описи справ особового складу, акт про вилучення до знищення документів,не внесених до Національного архівного фонду, номенклатура справ повинні пройти погодження в державних архівах,що підтвердить правильність виконання робіт.
Зберігання документів в нашому архівосховищі

Приймемо на збереження документи в наше архівосховище. Зручний пошук та миттєве знаходження потрібного документу завдяки спеціалізованій програмі керування архівом та штрих кодуванню коробів та документів. Скорочення витрат на зберігання та пошук.
Пакування документів в архівні короби

Надамо для користування архівні короби та запакуємо документи потрібні для зберігання. Кожний короб штрихкодуеться нашою програмою управління архівом та розміщується в архівосховищі на відповідному місці. Економія місця для зберігання.
Реєстр та Опис всіх документів які передаються на зберігання.

Складемо за потреби докладний опис документів в коробах. Цей опис в електронному та в паперовому вигляді отримує наш Замовник і надає запити на отримання документів в користування згідно цього опису.
Введення даних

Великі обсяги інформації які знаходяться в паперовому виді потрібно структурувати та створити електрону базу цих даних. Оператори вводять дані в потрібному форматі та створюють бази для подальшої роботи.
Обробка анкет програм лояльності торгівельної мережі

Торгівельні мережі часто збирають персональні дані своїх клієнтів для подальшого використання в своїй програмі лояльності. Паперові анкети з цими даними ми збираємо по всій Україні та централізовано обробляємо,створюючи електроні бази персональних даних.

Архівна обробка документів

Зберігання документів

Цифрові послуги

Рішення для галузі

Ресурси

Рітейл та Торгівельні мережі

Вирішуємо задачі

Комплекс робіт

Наші клієнти

Запросити консультацію

Підписка на розсилку

Рітейл та Торгівельні мережі

Вирішуємо задачі

Комплекс робіт

Наші клієнти

Запросити консультацію

Підписка на розсилку

Безкоштовна консультація

Дякуємо!