Опис справ постійного та тривалого зберігання

Формування справ

Правильне формування справ є обов’язковою умовою якісного архівного зберігання документів. Саме від цього залежить їхній подальший облік, швидкий пошук, передача до архіву та відповідність вимогам законодавства.

Архівісти нашої компанії формують справи тривалого та постійного зберігання, а також справи з особового складу відповідно до вимог законодавства.

Оформлення справ включає систематизацію документів, нумерацію аркушів, складання завірчого напису, а за потреби — внутрішнього опису. Після цього оформлюється титульний аркуш і виконується підшивка справи.

Відповідно до нормативних вимог одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки). За потреби документи поділяються на окремі томи. Накази з основної діяльності; про прийом, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групують у різні справи.

Складання описів справ з особового складу та тривалого зберігання

Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (менше 10 років) зберігання та з особового складу (75 років зберігання), що пройшли експертизу цінності, складається архівний опис документів (після завершення оформлення справ).

Архівний опис — це систематизований перелік справ, який забезпечує їх облік, швидкий пошук і використання. Описи складаються окремо на документи постійного, тимчасового зберігання та справи з особового складу.

Правильно сформовані справи та якісно складені описи значно спрощують подальшу роботу з документами, проходження перевірок, передачу документів до архіву та пошук необхідної інформації навіть через багато років.