Прийом документів на архівне зберігання

Перед передачею документів на зберігання їх необхідно систематизувати та правильно підготувати. Це забезпечує швидкий пошук документів і зручність подальшої роботи з ними.

Документи систематизуються або самою компанією-замовником, або фахівцями УАК. Основним завданням систематизації є упорядкування справ і документів цих справ у послідовності, зручній для співробітників компанії-замовника — в хронологічному порядку або за видами документів.

Після систематизації складається опис документів, який використовується для їх подальшого обліку та швидкого пошуку.

Для пакування наша компанія надає Фірмові архівні короби. Фірмові архівні короби УАК виготовлені таким чином, щоб надійно захищати документи від пилу, світла, механічних пошкоджень і деформації протягом усього строку зберігання. На кожен короб наноситься ідентифікуючий штрих-код, що відповідає опису.

Короби виконані з міцного тришарового гофрованого картону, оснащені кришкою і зручними ручками. Розмір архівного короба — 320 × 400 × 287 мм, максимальне навантаження — до 15 кг документів.

У коробах, за бажанням замовника, документи можуть зберігатися окремими документами, в архівних папках або переплетеними в справи. Крім стандартних документів, на зберігання віддаються касові стрічки й цифрові носії з архівними даними.

Кожному архівному коробу присвоюється унікальний штрих-код. За потреби штрихкодування може виконуватися також для окремих папок або документів. Це забезпечує швидкий пошук і повний контроль їхнього руху.